El pasado 8 de marzo tuvo lugar en CEEI la jornada “Cómo rentabilizar tus reuniones de trabajo» en la que estuvimos tratando contenidos relacionados con la forma de conseguir que el tiempo que invertimos en las reuniones sea muy útil y productivo.
Estoy convencida de que las reuniones de trabajo son una de las herramientas más importantes para lograr muchos de los objetivos que nos planteamos las personas que nos dedicamos al desarrollo de otros o aquellos que tienen que liderar a sus equipos, pese a ello, me doy cuenta de que en la mayoría de las ocasiones, las reuniones de trabajo acaban convirtiéndose en las organizaciones en las que se llevan a cabo, en un arriesgado “ladrón del tiempo” de los participantes o muchísimo peor en otras organizaciones “ en algo que empezamos a realizar pero que como no servían para demasiado, decidimos abandonar, siendo conscientes de que deberíamos hacerlas”.
A lo largo de la jornada estuvimos valorando cuanto invertimos cada uno de nosotros cuando convocamos o somos convocados a una reunión y como cada euro que se invierte tiene que ser amortizado, pero no sólo se trata de dinero, también invertimos nuestro tiempo, nuestras ideas, nuestra energía y nuestras emociones y si no prestamos atención a todo esto podemos acabar con sensación de pérdida de tiempo, de agotamiento, de frustración o de desengaño tanto nosotros como las personas de nuestro equipo.
Parece por tanto imprescindible que tratemos de evitar que las reuniones sean ineficaces, inoperativas y poco rentables, ¿Qué es lo que hacemos o dejamos de hacer que hace que las reuniones sean improductivas?, he invertido un tiempo consultando a mis clientes y aprovechando la oportunidad para recabar información sobre este tema, parece que los motivos fundamentales en los que coinciden la mayoría de las personas que viven en sus empresas la sensación de perder el tiempo en las reuniones son los siguientes:
- Se convocan reuniones innecesarias, en las que se podía haber evitado la reunión empleando otro método que ocupe menos tiempo y energía.
- Se convocan reuniones en las que no se ha informado sobre el motivo de la reunión y mucho menos el orden del día, por tanto los participantes no han podido prepararse los contenidos y van a la reunión sin la documentación adecuada o el tema a tratar trabajado.
- Se convocan reuniones en las que no se dan las condiciones adecuadas, por el espacio o porque los participantes reciben interrupciones continuas (físicas o telefónicas) con pérdidas de atención constante.
- Se convocan reuniones en las que no hay un facilitador/líder o bien cuando lo hay, este no sigue unas normas , en ocasiones se permite la falta de concentración y concreción en los asuntos a tratar, como habitualmente no se establece un orden del día en la reunión, algunos participantes incluyen temas que no son objeto de la reunión, otras veces no se respeta al moderador hablando todos a la vez o haciendo grupos, hay personas a los que les gusta intervenir o llamar la atención, hay otras personas que intentan imponer su criterio, hacen intervenciones que no tienen nada que ver con el tema a tratar, hay personas que llegan tarde o no atienden porque se distraen… en definitiva, la falta de liderazgo produce reuniones ineficaces, pero atención, un liderazgo duro o severo, con excesivo protagonismo o personalizando las intervenciones puede destruir también el objetivo de las reuniones. Este tema lo desarrollaré mejor en el capítulo siguiente.
- Por último, otro de los motivos que hacen que las personas vean sus reuniones como improductivas y evitables es que de las causas que se lleguen a acuerdos, se tomen decisiones o se planteen propuestas en las reuniones que una vez acabada la reunión no se transformen en acciones y no se implementen ni sirvan, esta situación lo que produce en los participantes a medio/largo plazo es una sensación de ineficacia y de pérdida de tiempo que si no solucionamos a tiempo, conduce a que cuando queramos reconducir la gestión tengamos al equipo completamente desmotivado y será más difícil su cooperación.
Una vez realizado este análisis, lo que hicimos en la jornada fue transmitir las técnicas y procedimientos a seguir para programar reuniones eficaces y productivas, hablamos sobre las fases de una reunión, el rol del facilitador de la reunión y como “educar” a todo el personal para que vea las reuniones como una herramienta efectiva de consecución de resultados. Además hablamos sobre el papel fundamental del líder y la importancia de desarrollar habilidades en la gestión de conflictos y también sobre cómo en la actualidad, la tecnología nos facilita la gestión de las reuniones, para ello, estuvimos viendo varias herramientas que hoy pueden ayudarnos a llevar a cabo la convocatoria, las actas y el seguimiento de los resultados, con motivo de colaborar en que todos los participantes puedan gestionar mejor sus reuniones, les ofrecí la posibilidad de emplear 3 herramientas de gestión que facilitamos de forma gratuita a todos los que las puedan necesitar:
- Un check list para comprobar si se ha tenido en cuenta todo lo necesario para preparar la reunión de forma adecuada y que podéis descargar y emplear desde este enlace: https://www.luciabarrachina.com/descarga-gratis-nuestro-check-list/
- Una plantilla para hacer Actas de Reuniones, que te ayudará a llevar el seguimiento de lo acordado y poder enviárselo a los participantes en cada reunión, puedes descargarte el acta en este enlace: https://www.luciabarrachina.com/descarga-gratis-nuestro-acta-de-reuniones-de-trabajo/
- Una evaluación para que puedas pedirle a tu equipo que te de feedback de cómo estás haciéndolas y que podrías hacer para mejorarlas, esta evaluación la puedes encontrar en este enlace: https://www.luciabarrachina.com/descarga-gratis-cuestionario-evaluacion-reuniones-trabajo/
En definitiva, esta jornada nos sirvió para establecer las pautas que pueden ayudar a los participantes a ver las reuniones como una herramienta muy útil para lograr los objetivos de equipo, sólo con aplicar las normas para las reuniones productivas y empezar a entrenarse uno mismo y al equipo en su correcta y constante aplicación.
Gracias a CEEI Valencia por contar un año más conmigo para difundir estos contenidos y a todos los que participaron por su asistencia y colaboración.
