Llegados a este punto parece lógico pensar que las reuniones de trabajo son una herramienta de trabajo de uso habitual en las empresas y que los equipos de trabajo las emplean a diario. Sin embargo, esto no es así. En realidad, Cuando pregunto a los profesionales con los que trabajo, en las sesiones o formaciones que habitualmente imparto sobre su percepción respecto a las reuniones en términos de su productividad, con frecuencia me dicen que tienen la sensación de que, aunque las convocan con intención de obtener grandes avances, en la práctica se convierten en una pérdida de tiempo y, poco a poco, se va perdiendo el interés por ellas.
Entonces me planteo:
¿Cuáles son los motivos por los que ocurre esto?
¿Qué tenemos que evitar o qué debemos hacer para que dejemos de pensar en las reuniones como un improductivo ladrón del tiempo?
Desde mi punto de vista, parece lógico pensar que las reuniones de trabajo son una herramienta de uso habitual en las empresas y que se emplean a diario para mejorar la productividad de los equipos, porque estoy convencida de que, si sabemos cómo, podemos lograr que nuestro equipo trabaje de forma eficiente y productiva recurriendo a las reuniones y vinculándolas a los objetivos programados. No es difícil. Simplemente, es cuestión de aplicar algunas técnicas.
Lo primero que te propongo es que calcules el coste que supone programar una reunión.
Cada vez que organices una reunión, plantéala en términos de rentabilidad. Así que, el primer ejercicio que propongo es que pienses el número de reuniones en las que participas cada semana y cada mes, y después hagas un cálculo del coste por reunión semanal/mensual de tu planificación de trabajo. A continuación, hazlo también de tu equipo. Si te animas calcula el coste/la inversión en reuniones de todo el departamento o de tu organización.,.. bueno, quizá ahí me he pasado…
Este cálculo es sencillo: anota el número de participantes que has convocado, el tiempo que van a permanecer en ella y el coste salarial de cada participante; además, añade un porcentaje relativo a gastos de material, uso de instalaciones, aprovisionamiento… Seguramente, te sorprenderás al comprobar la cantidad de tiempo, energía y euros que invertimos en las reuniones. También te propongo que, si tienes un equipo de trabajo, lo invites a que haga este mismo ejercicio. Seguramente, después de esto, todos os empecéis a plantear las reuniones en términos de productividad.
Cuando trabajo los programas de productividad laboral con las empresas, uno de los ejercicios que mejores resultados me proporciona es el de pedir a los participantes que realicen una agenda semanal de sus tareas. Entonces observo que consideran las reuniones como una finalidad en sí, es decir, una reunión con el equipo es una tarea por sí misma, cuando en realidad las tareas vendrían definidas como consecuencia de lo acordado en la reunión acontecida.
El segundo ejercicio que propongo es:
Antes de convocar la reunión hay que plantearse: «¿Cuál es el objetivo de la reunión?». Y a continuación: «¿Hay otra manera más rentable (a efectos de tiempo, energía, coste) de lograr este objetivo?».
Cuando te habitúes a realizar estas preguntas, te darás cuenta de que evitarías la mayoría de las reuniones y lograrías el mismo objetivo simplemente enviando un correo electrónico, una circular o estableciendo un protocolo. Por ejemplo, si observas que hay tensiones o roces en un equipo, en lugar de hacer una reunión para hablar de ello podría ser mejor organizar una comida o un partido de pádel y aprovechar esta ocasión para trabajar las relaciones.
O si hay una nueva norma que aplicar en la empresa, te propongo que envíes una circular en vez de realizar reuniones con todos los equipos y aproveches la siguiente reunión para preguntarles si han leído la circular y si hay alguna duda en el primer punto del orden del día. Así evitarás perder el tiempo con reuniones improductivas que, además, suelen generar una sensación de insatisfacción y tensión en el equipo.
Toda esta información puedes encontrarla en un Manual que he escrito recientemente, se llama “Cómo Rentabilizar tus Reuniones de Trabajo” y se trata de un texto donde de una forma concisa y directa te explicaré que tienes que hacer antes, durante y después de las reuniones para lograr la máxima eficacia, lo puedes encontrar aquí https://www.luciabarrachina.com/producto/como-rentabilizar-tus-reuniones-de-trabajo/ , espero que tanto este artículo como el libro que te propongo te ayude a rentabilizar tu tiempo y a conseguir tus objetivos, si crees que necesitas más ayuda, no dudes en contactar conmigo.
Lucía.
