Uno de los proyectos que más me solicitan mis clientes es el de entrenar en habilidades de gestión del tiempo y mejora del rendimiento a sus equipos y a ellos mismos, últimamente estoy detectando en la mayoría de los clientes una sensación de no aprovechamiento del tiempo, es algo generalizado, la mayoría de ellos me transmiten la idea de que aun no habiendo parado de llevar a cabo tareas, cuando acaban su jornada tienen una sensación de no haber sido suficientemente productivos.
Pensando en esto, percibo que el problema no solo está en que se “pierda” el tiempo o no, sino en que se deriva un sentimiento originado en el punto en el que nos fijamos unas metas y objetivos derivados de la realización de unas tareas y que si no conseguimos concluir nos sentimos frustrados en relación a nuestras capacidades o a la demanda del trabajo.
En la actualidad todos los trabajos y proyectos que desempeñamos están vinculados a unos plazos, programas y objetivos, que además no solamente manejan los responsables de la tarea sino otras personas del equipo e incluso de fuera de la organización, por tanto, parece impensable que podamos caer en frustraciones y ansiedades derivadas de estos tiempos y plazos que establecemos, esto me lleva a plantearme que una de las cuestiones más importantes para la correcta gestión del tiempo es en primer lugar determinar de forma correcta los objetivos y planificar correctamente los tiempos y plazos de un proyecto y posteriormente fijar las tareas vinculadas a esta planificación. Esta debe ser la estrategia a seguir tanto para ti mismo como cuando asignes las tareas en nuestro equipo
Además puede ayudarte conocer que la mayoría de los expertos en el tema de gestión del tiempo reconocen que las causas que provocan una mala gestión del mismo se deben a:
– Inexistencia de objetivos definidos: ya has visto lo importante que es reconocer que objetivos tenemos y planificar bien-
– Incapacidad para priorizar: saber qué acciones son las más importantes para lograr los objetivos propuestos.
– Incapacidad para gestionar la agenda: aprender a organizar la agenda a semana vista y a planificar con tiempo, además de destinar en la propia agenda unos minutos al día y a la semana a tener preparado el plan de trabajo a seguir.
– Sobrevaloración del tiempo o de la capacidad para hacer cosas: se trata de conocer los tiempos de trabajo y asignar los tiempos a cada actividad para poder dedicar el tiempo adecuada a las tareas en función de su importancia
– Falta de información: antes de comenzar cualquier tarea que requiera de concentración disponer de toda la información relativa a la misma para evitar interrupciones y distracciones.
– Dificultad en la delegación: comprobar si la tarea es necesario que la hagamos nosotros o la persona a la que asignemos siempre que no haya alguien que la pueda hacer mejor o con menor coste para la empresa.
Con estas pautas, ya tienes algo de información que puedes empezar a aplicar para mejorar la organización de tareas y la gestión del tiempo. Espero que las puedas aplicar y que me cuentes que tal te están funcionando.
Lucia Barrachina (Dtor proyectos RRHH en HIT)
