La semana pasada escuché en una conferencia que los trabajadores de hoy, sobre todo aquellos que pertenecen al mundo tecnológico están acostumbrados a la multitarea y que los profesionales de RRHH tenemos que adaptarnos a esa situación, precisamente en una sesión posterior con un cliente que trabaja en el Sector de la Inteligencia Artificial surgió una duda relativa a la falta de productividad de algunas de las personas de su equipo vinculada a la multitarea y en esa sesión trabajamos sobre un concepto clave: la multitarea es el principal enemigo de la productividad.
A pesar de que hacer varias cosas a la vez y simultanear tareas te haga pensar que tienes el control y te ayude a sentir que eres más eficiente, estás completamente equivocado, no es cierto, es sólo una ilusión, porque los estudios nos indican que la multitarea conlleva a un descenso importante en los niveles de concentración y rendimiento laboral.
Hacer muchas cosas a la vez y tener muchos frentes abiertos te pude hacer sentir bien, creerte que estás sacando el trabajo que estás dando el 100% y hasta te puede hacer sentir “importante” y “necesario” en tu equipo o para tu departamento. No es que quiera desilusionarte pero esto no es verdad, puede ser que hagas muchas cosas al mismo tiempo pero también es posible que no las hagas de la misma forma ni con igual calidad, además de que te supongan un gasto de energía mucho mayor, porque si intentas concentrarte en más de una tarea a la vez, tu productividad descenderá en más de un 40% a medio/largo plazo.
Y es que las distracciones y las interrupciones están por todas partes y en todos los sitios, pero no son lo mismo aunque producen efectos muy parecidos.
«Una interrupción tiene un origen externo»
«Una distracción tiene un origen interno»
En el caso de la interrupción, alguien, un compañero, un proveedor o cliente, una situación externa a ti es lo que interrumpe tu concentración en la tarea que estabas realizando, en el caso de la distracción, es uno mismo quien decide dejarse llevar por algo que hace que te alejes de la tarea, bien sea un pensamiento propio o algo que venga del exterior.
Como debemos proceder para solucionarlas, en el caso de las interrupciones tendremos que aprender a educar a los otros en el «cuidado del tiempo de los demás», te recomiendo que empieces por tus propios compañeros de equipo, estableciendo una gestión del tiempo, crear pactos y acuerdos de “no interrupción” que luego podrás trasladar a proveedores y clientes. En el caso de las distracciones vas a tener que educarte a ti mismo en la mejora de tu capacidad de concentración, en este sentido te recomiendo la lectura de este artículo sobre mindfulness que es lo que propongo a mis clientes en los programas de mejora de la productividad. https://www.luciabarrachina.com/mindfulness-conciencia-plena-del-aqui-y-ahora/
Tanto si estás sometido a interrupciones como si te dejas llevar por las distracciones en tu jornada laboral, necesitarás al menos 10 minutos para volver a retomar la concentración. Un estudio realizado por Microsoft en el que se grabó previo consentimiento a empleados de oficina, descubrió que éstos sufrían un promedio de 4 interrupciones a la hora, teniendo incluso que cambiar de tarea y tener que retomarla más tarde, con el problema de que el hecho de tener que concentrarse y desconcentrarse en tan repetidas ocasiones consume muchísima energía mental y si sucede tan repetidamente además es muy estresante y provoca una alta sensación de agotamiento.
Presta atención y dedica tu energía y tus esfuerzos a la tarea que estás realizando en cada momento y tendrás una fórmula ideal para ser más eficiente en tu puesto y acabar tu jornada sintiéndote satisfecho de tu productividad y con energía suficiente para acabar el día.
