Continuando con el artículo sobre gestión del cambio de la semana pasada, que puedes retomar en el siguiente enlace, https://www.luciabarrachina.com/la-gestion-del-cambio-en-las-organizaciones-parte-i/, en esta segunda parte quiero centrarme en las fases del proceso, en las posibles resistencias y la continuidad del cambio.
En un proceso de cambio, como en cualquier otro proceso, el proyecto tendrá mejor impacto si llevamos a cabo un proyecto por fases, aunque estas fases sean susceptibles de cambio o modificación.
Antes de comenzar, voy a hacer una referencia a John Kotter, quien en su libro “Liderando el cambio” presentó una metodología para facilitar en cambio en ocho fases que se puede aplicar tanto a proyectos personales como organizacionales. Este método te ayuda a dar sentido a cuestiones como ¿Qué queremos lograr? ¿Cómo alcanzar el objetivo? ¿Con quién debemos contar?, en definitiva, Kotter plantea estas ocho fases:
- Crear sentido de urgencia
- Formar al equipo
- Crear la visión
- Comunicar la visión
- Superar los obstáculos
- Asegurar éxitos a corto plazo
- Crecer sobre el cambio
- Fijar los cambios.
Te recomiendo que leas este libro aunque yo te propongo un modelo de fases mucho más simplificado con sólo 3 etapas, la Etapa análisis, la Etapa de implementación y la Etapa de consolidación. Voy a describirte cada una de ellas:
Etapa de análisis:
Se trata de una fase de análisis e investigación, un momento para cuestionarnos la forma actual de hacer las cosas, el momento en que nos planteamos retar y desafiar lo establecido, fijar nuevas metas y adoptar la decisión de lo que queremos ser y hacer en el futuro.
Como consultora hay que desarrollar habilidades de escucha activa para detectar los momentos adecuados en los que participar, la información que se nos transmite, dando voz a todos en la organización, a los jefes de departamento, a los responsables y directivos y a las personas en sus diferentes puestos para llevar a cabo un diagnóstico basado en la síntesis de toda esa información que nos han proporcionado.
Etapa de implementación:
Se trata de llevar a cabo el cambio, puede ser un cambio en la gestión, en la estructura, en la metodología de trabajo… cualquier cambio implica fomentar nuevas formas de actuar, de pensar y de trabajar.
En esta fase nuestra labor de facilitación está en dotar de apoyo a las personas y de acompañar y capacitar en las nuevas competencias para que ese cambio sea efectivo.
Etapa de consolidación:
El proceso de cambio y la organización está siempre vivo, por eso no hay una etapa final, porque la etapa de implementación se conecta con la de consolidación y ahí mismo se inicia la de análisis; por eso elijo llamarle etapa de consolidación que va unida a la evaluación de los procesos del cambio y en el que se trabaja sobre todo que las personas interioricen el cambio
Consideraciones en el proceso del cambio:
Así que todo proceso de cambio tiene que darse desde un proceso consciente de desarrollo y evolución profesional de la empresa y de todos los agentes que interactúan en ella. Es importante transmitir en la organización que el conocimiento es clave para ser competitivos y que la actitud que más nos va a ayudar es la de mostrarnos flexibles ante los nuevos conocimientos.
Es necesario transmitir a todos los trabajadores que son una parte activa del proceso de cambio, que tienen una responsabilidad en que esto se produzca y que tienen que aportar valor para que se lleve a cabo el proceso de aprendizaje para que el proceso de cambio se pueda llevar a cabo, transmitir la necesidad de adoptar una actitud activa, positiva y orientada hacia objetivos, que se tiene que sentir en toda la organización como parte de su cultura.
Si queremos evitar que el proceso del cambio se convierta en una serie de jornadas con ejercicios, evaluaciones, test, dinámicas y entrevistas que al final no se sabe para qué han servido, tenemos que lograr que toda la organización aporte sus ideas, sus experiencias y su talento, no desde la imposición, sino desde la certeza de querer ser parte activa de ese cambio, y ¿Cómo lo conseguimos? A través de la comunicación del proceso de cambio y de la implicación de todos los miembros en el mismo.
El cambio en una organización debe entenderse como un proceso lento, alargado en el tiempo y acompañado de un grado de crisis o conflicto en el que vamos a detectar situaciones que debemos solucionar, por ejemplo, falta de adaptación al puesto, duplicidad de tareas en puestos de trabajo, necesidad de asignación de funciones, diferencias en el rendimiento en perfiles del mismo puesto, necesidad de creación o de eliminación de puestos, áreas y departamentos… todas estas situaciones requieren que la gestión se plantee a largo plazo y se lleve a cabo con cautela ya que afectará a las personas, a la moral y a la productividad de las mismas.
Para comenzar a trabajar con las modificaciones, tenemos que plantearnos que debemos empezar por las más fácilmente aceptables y a continuación con las más difíciles, conforme vayamos consolidando estas modificaciones iremos por una parte evaluando los resultados y la aceptación de las modificaciones y por otra proponiendo nuevos cambios, buscando que los cambios realizados se mantengan en el tiempo. Evidentemente es necesario haber llevado a cabo un análisis previo de la aceptación del cambio, del grado de madurez del equipo y una investigación sobre cómo se va a transmitir ese cambio, los nuevos valores y creencias que van a resultar efectivas en el nuevo paradigma, con las personas para que lo podamos realizar.
