Es probable que como he pensado yo, hayas comenzado esta semana, última de Agosto a dejarte caer por la oficina para ver que organizabas y programabas para Septiembre, es probable que como me ha pasado a mí, ayer lunes te hayas encontrado con una lista interminable de tareas que llevar a cabo a lo largo de la semana que viene y que se te haya pasado por la cabeza adelantar la vuelta de vacaciones o dedicar un algunos días de esta semana a organizarte eficazmente para rentabilizar tu tiempo, si este es tu caso o si te encuentras muchas veces con una carga de trabajo abrumadora, te ofrezco algunos trucos que te ayudarán:
- La clave es planificar, crea unos tiempos de trabajo en tu agenda y comprométete contigo mismo a permanecer por periodos de entre una y dos horas concentrado sacando adelante ese trabajo. Es probable que tengas acceso a muchísima información diferente, que tengas interrupciones y distracciones a lo largo del día, gestiónalas y céntrate en las tareas con un propósito o fin en tu mente.
- Haz una lista con todas las tareas que tienes que realizar, si tienes proyectos o tareas muy complejos, divídelas en fases que te resulten más asequibles con objetivos alcanzables.
- Prioriza y ordena las tareas, es decir ordena lo que tienes que hacer en función de la importancia y de la duración de la misma y colócala en el lugar adecuado en tu agenda, con fecha de inicio y final de la misma. Comienza a trabajar centrándote en las tareas más importantes y trabajando sobre ella, evita la multitarea, aunque te parezca que hacer muchas cosas a la vez te hace ahorrar tiempo, no es así, ¿Sabías que si haces multitarea puedes tardas hasta un 40% más de tiempo en acabar tu lista de tareas? Además es probable que puedas cometer errores debidos a la falta de concentración y que acabes agotado y con un alto nivel de estrés.
- Aunque tengas trabajo acumulado, sé realista en cuanto a las posibilidades de trabajo que tienes realmente, es preferible que dediques 7-8 horas de trabajo cada día a que hagas un día 10 horas y al día siguiente no pases por la oficina, incluye en este programa también el tiempo que dedicas a descansar, a comer o a realizar actividad física, ten en cuenta que si has estado varias semanas de vacaciones, tienes que adaptarte de forma progresiva a la rutina diaria. La fatiga mental y física te puede llevar a trabajar más despacio, cometer errores y perder el tiempo, hay estudios que indican que el rendimiento disminuye hasta un 25% si se trabajan 60 horas a la semana durante largos períodos de tiempo, por tanto, convéncete de que no puedes trabajar con alta calidad si no dejas a tu cuerpo y a tu mente descansar y recuperarse.
Un programa de gestión del tiempo o una formación puede resultarte útil ya que te ayudará a aplicar herramientas de mejora de la productividad tanto on line como off line, te recomiendo que leas este artículo en el que explico la experiencia de mis clientes con los programas de gestión del tiempo, https://www.luciabarrachina.com/son-efectivos-los-programas-de-gestion-del-tiempo-en-las-empresas. Espero que estas ideas te ayuden a organizarte mejor y si estás pasando por día de mucha carga de trabajo, puedas ponerlos en práctica para lograr tus objetivos, si es así, si estas logrando los objetivos y consigues finalizar la lista de tareas, recompénsate a ti mismo por el trabajo bien, regálate un “día” en que te dediques a programar, planificar y pensar, un día creativo en el que puedas relajarte y centrarte en lo realmente importante y disfrútalo.
Lucia Barrachina (Dtora Proyectos RRHH en HIT)
